Efter femton år inom rekrytering har Tove Oldebäck sett hur svårt det kan vara att omsätta kunskap om kompetensbaserat urval i praktiken. För snart tio år sedan startade hon HR- och rekryteringskonsultbolaget Recommended By. Sedan dess har hon framför allt arbetat med tech- och spelbolag, med allt från rekryteringsstrategier och talangförsörjning till ledarskap och organisationsutveckling.
Flera uppdrag har handlat om att öka andelen kvinnor i mansdominerade verksamheter. Där har avståndet mellan ambition och faktisk rekrytering blivit särskilt tydligt.
– Det finns mycket kunskap om vilka metoder man bör använda för att få rätt person på rätt plats. Men ute i organisationerna är det svårt att få det att fungera i praktiken. Det jag har jobbat med är att få praktiken att komma närmare teorin, säger Tove.
Även med en genomarbetad process kan beslut påverkas av sådant som inte säger särskilt mycket om en persons förmåga att utföra jobbet. En gemensam hemstad, ett bekant lärosäte eller känslan av att kandidaten är någon man skulle trivas med.
– Han hejar på samma fotbollslag, han är från samma stad, det känns bra. Och så blir det det som avgör.
Till slut började hon fråga sig om det behövdes ett annat sätt att genomföra själva urvalet. När AI blev mer tillgängligt såg hon en möjlighet att omsätta sina erfarenheter i en ny lösning.
Fler får komma till tals
Ur den frustrationen växte Sasha Rec fram. Bolaget består idag av ett team på tre personer som utvecklar Sasha, en AI-agent som genomför röstbaserade intervjuer utan video. Kandidaten får en länk och kan sedan svara på frågor om sin kompetens och sina erfarenheter. Agenten ställer följdfrågor och ber om fördjupningar utifrån svaren.
Tanken är att intervjun ska komma tidigare i processen. I stället för att först välja ut ett fåtal personer utifrån deras cv kan arbetsgivaren låta alla sökande genomföra ett samtal.
– Om jag intervjuade alla kandidater skulle jag ha större chans att hitta rätt, enligt forskning. Att välja kandidater utifrån CV är nästan som att singla slant. Att ställa samma genomtänkta frågor till alla och bedöma svaren på samma sätt är det som faktiskt fungerar bäst, enligt den största genomgången av forskningen hittills, säger Tove och fortsätter:
– Har du 630 ansökningar kan alla de få bli intervjuade med hjälp av Sasha. Om några väljer att inte intervjuas kan det också fungera som en första sållning för att se vilka som verkligen är intresserade av rollen.
Enligt henne är Sasha utformad för att bedöma svaren mot rollens kompetenskrav, utan att använda cv, kön eller tidigare arbetsgivares namn som grund för det första urvalet. Rekryteraren får sedan ett underlag för att välja vilka kandidater som ska gå vidare till ett personligt möte.
– Det finns så mycket folk som är så grymma, men som inte är det på pappret. De har inte gått på rätt skola eller jobbat på ställen med rätt namn. Men de kan ha egenskaper och beteenden som är värda så mycket mer än en titel.
För Tove är detta också en fråga om vilka förmågor dagens rekryteringsprocesser premierar.
– Jag gynnas av de metoder vi har i dag. Jag har förmågan att formulera mig på ett sätt som får mig att låta bättre än vad jag är. Men det är inte en förmåga som är nödvändig i alla roller.
När ansökningarna börjar likna varandra
AI har samtidigt skapat nya utmaningar för rekryteringen. Tove ser hur cv och svar på skriftliga urvalsfrågor blir allt mer lika när kandidater använder samma slags verktyg för att formulera sina ansökningar.
– Tidigare har vi jobbat med urvalsfrågor: beskriv hur du har gjort det här eller ge ett exempel. Men när AI kom började alla svar se likadana ut. Nu har vi också agenter som söker jobb åt människor.
Ett samtal med följdfrågor kan ge ett annat underlag. Kandidaten får beskriva konkreta situationer, utveckla sina resonemang och förklara hur hen har löst problem.
Här ser Tove också en möjlighet att minska påverkan av rekryterarens dagsform.
– Man vet ju själv hur det kan vara efter tretton screeningsamtal. Ibland är man så trött på rollen. AI kommer inte att vara trött vid den elfte intervjun.
Hennes förhoppning är att tekniken kan bidra till ett mer konsekvent första urval, där varje kandidat får utrymme att utveckla sina svar. För den som inte är bekväm med att intervjuas av en AI finns även möjligheten att be om att prata med en riktig person också.
Kandidater vill bli förstådda
I användartesterna har teamet framför allt mött kandidater inom tech. Tove beskriver en övervägande positiv respons, där flera har lyft känslan av att få prata fritt om sin kompetens.
– Kommentarerna har handlat om att det kändes som att hon förstod deras kompetens och att de kunde vara sig själva.
För en specialist kan det vara en fördel att slippa fundera på hur mycket intervjuaren förstår av ett tekniskt resonemang. Följdfrågorna kan också ge kandidaten möjlighet att förtydliga sådant som annars hade lämnats obesvarat.
Tove berättar om en intervju hon lyssnade på där hon efter några följdfrågor från Sasha själv inte förstod vad samtalet handlade om längre - det var tekniskt väldigt avancerat och Tove var orolig att kandidaten inte förstod vad Sasha pratade om.
– Efteråt frågade vi vad han tyckte. Han sa: ”Det var den bästa intervjun jag har haft." Det visade sig alltså att Sasha nu var bättre än Tove själv på att intervjua.
Samtalen skapar dessutom ett mer detaljerat underlag för återkoppling. Tove ser potential att göra det tydligare vilka krav kandidaten bedömts uppfylla och vilka delar av svaren som ligger till grund för bedömningen.
– Det är ett stort problem idag att man får så dålig feedback när man söker jobb, eller ingen alls. Man har ingen aning om varför man inte gick vidare. Har man investerat tid i process förtjänar man att lära sig något av det.
Bättre urval börjar med rätt frågor
För Tove handlar utvecklingen även om arbetsgivarens förarbete. Om kravprofilen är otydlig blir det svårt att bedöma kandidater på relevanta grunder, oavsett vem som genomför intervjun.
Därför utvecklas också stöd för att arbetsgivaren ska kunna prata med Sasha om rollen och få hjälp att precisera vilka kompetenser som faktiskt behövs.
– Arbetsgivaren kan prata med Sasha för att ta fram sin kravprofil och få hjälp med rätt följdfrågor och beskrivningar. Många vet inte riktigt vad de behöver.
Det personliga mötet har fortfarande en plats. Tove lyfter att exempelvis relationsbyggande, empati och samspel kan behöva utforskas vidare i en intervju med en människa. Men när det mötet väl sker hoppas hon att urvalet redan har kommit närmare en bedömning av relevant kompetens.
– När man väljer vilka tre eller fyra kandidater man ska träffa på riktigt har man flyttat sig lite närmare ett urval baserat på kompetens. Man börjar inte med vilka som känns bra för mig.
Snabbare rekrytering – med en större ambition
För arbetsgivare kan snabbare processer och lägre kostnader vara skäl att prova tjänsten. Tove har genom åren mött många verksamheter som velat ha rekryteringsstöd men inte haft råd.
– Det kan bli billigare, gå snabbare och bli bättre. Jag har försökt sälja argumentet att rekryteringen blir bättre i tio års tid. Men många vill framför allt att det ska gå fort.
För henne själv är drivkraften större än effektiviteten. Sasha samlar erfarenheterna från femton år inom rekrytering och tio års data genom Recommended By, tillsammans med viljan att förändra processer som hon upplever gynnar ett fåtal.
– Mitt driv är att ge alla människor en lika stor chans. I dag har vi strukturer och processer som gynnar vissa personer. Det blir bättre för alla om fler får samma möjlighet.
Teamet ser fortfarande mycket kvar att utveckla. Men riktningen är tydlig: att ge fler människor möjlighet att visa vad de kan innan de väljs bort.
– Vi är långt ifrån vår fulla potential, säger Tove.