Knack Konsulter & Rekrytering är en del av Byrågruppen och arbetar med rekrytering och konsultmatchning inom kommunikation, marknad och design. Det är också utifrån dessa områden som Lotta Saxe beskriver hur AI förändrar rekryteringen.
”Vi är medvetna om att andra rekryterare kan ha en annan bild, och vi är ödmjuka inför det. Den mest uppenbara förändringen är att AI sparar tid, både för arbetssökande och arbetsgivare.”
Samtidigt hör hon från andra i branschen att ansökningarna blir fler och allt mer lika varandra.
”Det är lätt att söka många jobb snabbt, och många ansökningar är välformulerade och korrekta men svåra att skilja åt. Samtidigt använder fler arbetsgivare och rekryteringsfirmor automatiserade urval. Där ser vi en stor risk att det till slut blir AI som bedömer AI.”
Hos Knack har förändringen hittills varit mindre påtaglig. De använder urvalsfrågor i stället för personliga brev och riktar annonseringen smalt för att nå rätt sökande.
”Därför får vi färre ansökningar, men de är mer relevanta. Det gör också att vi kan läsa och bedöma varje ansökan själva, utan att låta AI sköta urvalet.”
Använd gärna AI som bollplank och redaktör
För Lotta är det självklart att även arbetssökande ska kunna använda AI. Det avgörande är att ansökan fortfarande ger en rättvisande bild av personen bakom den.
”Vi har inga problem med att folk använder AI. Självklart ska det vara lika okej att göra det som arbetssökande som rekryterare och arbetsgivare. Men du ska kunna stå för det du skickar och känna igen dig i det.”
Ansökan är den första försmaken av vem kandidaten är. Ordval kan få någon att framstå som exempelvis väldigt formell, strategisk eller lättsam, och därmed påverka vilka förväntningar som byggs upp.
”Ställ dig två frågor innan du skickar: stämmer det här? Och vill jag framstå på det här sättet?”
Hennes råd är att låta AI hjälpa till med bearbetningen, samtidigt som innehållet utgår från den egna erfarenheten.
”Använd gärna AI som bollplank och redaktör, men inte som författare. Låt den hjälpa dig att strukturera, hitta ord för något du redan vet eller utmana ditt resonemang. Tänkandet, exemplen och valen behöver vara dina egna, för att det ska kunna bli en bra matchning. Framför allt för dig själv.”
Det egna resonemanget väcker nyfikenhet
När fler kan producera en korrekt och välformulerad text blir kandidatens egna reflektioner viktigare. I Knacks urvalsfrågor är det just sättet att tänka som kan väcka nyfikenhet.
”När vi ställer frågor i en ansökan blir vi glada när det märks att någon faktiskt har funderat. Många frågor går att tolka på olika sätt, och det är just tolkningen vi är nyfikna på: hur du läser frågan och hur din erfarenhet kopplar an till den.”
En ansökan behöver därför inte vara språkligt perfekt för att göra intryck.
”Ett svar som är lite kantigt men unikt för dig säger mer än ett som är polerat och allmängiltigt. AI gör att det personliga blir viktigare. När den korrekta texten blir standard är det andra saker som sticker ut: ett konkret exempel, en egen reflektion, ett ställningstagande. Lägg lite tid på svaren.”
Arbetsgivarens ansvar börjar före annonsen
Ansvaret för en fungerande rekrytering ligger framförallt hos arbetsgivaren och en eventuell rekryteringspartner. Lotta är kritisk till de krav som många arbetssökande möter i dag.
”Det är inte rimliga krav som ställs på arbetssökande i dag. Arbetsgivarens ansvar börjar redan innan annonsen publiceras. Det viktigaste arbetet är förarbetet, en genomarbetad och tydlig kravprofil är A och O. Om man inte vet vad man söker blir processen mer otydlig och oftast mer invecklad.”
Hon betonar skillnaden mellan det interna underlaget för bedömningen och texten som ska få människor att söka.
”En annons är inte en kravprofil, det är många som blandar ihop dem men de har helt olika syften. Kravprofilen ska guida den som rekryterar i bedömningen, medan annonsens syfte är att locka rätt människor att söka rollen.”
En enklare process behöver samtidigt vara tillräckligt gedigen för att båda parter ska kunna fatta ett bra beslut.
”Varje steg ska vara genomtänkt och ha ett syfte som går att förklara för kandidaten. Om ett test inte tillför något nytt ska vi inte göra det. Och början av processen ska vara enkel för den som söker. Börja inte kräva för mycket innan de sökande ens hunnit bilda sig en uppfattning om de faktiskt vill ha jobbet.”
AI som stöd, människan som bedömare
Knack använder själva AI för att exempelvis ta fram arbetsprov och bearbeta information till annonser och kravprofiler. Däremot använder de inte AI för att bedöma kandidater eller fatta beslut.
”Vi är övertygade om att människor gör det bättre och dessutom tycker vi att det är viktigt med empati och respekt för de som söker.”
För Lotta hänger närvaron i processen ihop med kvaliteten på rådgivningen till arbetsgivaren.
”Tanken är ju att AI ska frigöra tid att kunna fokusera på de viktiga sakerna, exempelvis vara mer rådgivande mot vår beställare och närvarande i de mänskliga mötena. Men vår rådgivning bygger på att vi har varit nära processen och lärt känna de sökande. Om vi är mindre närvarande, till exempel i det första urvalet, kan vi verkligen ge lika bra råd då?”
Effektivare matchning är inte automatiskt mer inkluderande
Lotta ser en potential i att AI kan upptäcka kompetenser som inte är uppenbara i ett traditionellt cv.
”Rätt använt skulle AI potentiellt kunna hitta överförbara erfarenheter och kompetenser för att ge fler sökande en chans, samt bortse från förutfattade meningar och fördomar som en människa kan ha. Detta kan framför allt vara fördelaktigt för ovana rekryterare.”
Men hon betonar att inkludering inte automatiskt följer med tekniken.
”Den viktigaste frågan är vilken data verktyget är tränat på. Om det har lärt sig av vilka som tidigare har anställts och lyckats är det troligt att det letar efter fler av samma sort. Då blir matchningen effektivare men inte mer inkluderande. Kravprofilen spelar också roll: bygger den på hur rollen har sett ut, eller på vad den behöver bli?”
Hos Knack är urvalsfrågorna ett sätt att upptäcka potential bortom tidigare titlar och anställningar.
”Där får sökande visa hur de tänker och resonerar, och det säger mycket som inte står i ett cv. AI kan vara ett bra stöd, men själva bedömningen av potential tycker vi ska göras av en människa.”
Återkoppling kan bryta en negativ spiral
Att automatisera fler moment kan också skapa nya problem. Lotta lyfter särskilt kandidaternas upplevelse av att inte få veta varför de väljs bort.
”När urvalet sköts automatiskt får många ett standardiserat nej, eller inget svar alls, utan att veta varför. Då söker de ännu fler jobb, arbetsgivarna får fler ansökningar att sålla bland och automatiserar urvalet ännu mer. Det blir en spiral där ingen vinner.”
Hon ser också en risk med att förlita sig för mycket på systemens bedömningar.
”Hur kan vi som rekryterare vara säkra på att AI:n har bedömt rätt? Rekrytering är ingen exakt vetenskap, och systemen kan invagga oss i en falsk trygghet.”
För Knack är mänsklig återkoppling en självklar del av rekryteringsarbetet.
”Ett nej handlar oftare om att rollen inte passade just nu än om att någon inte räckte till, och det ska kandidaten få höra från en människa. I längden är vi övertygade om att det sparar tid, eftersom vi kan ge klarhet direkt och inte får många följdfrågor.”
En tallriksmodell för jobbsökande
Till den som försöker navigera en tuff arbetsmarknad är Lottas första råd att börja med den egna riktningen.
”Vad är viktigt för dig, och vilken riktning vill du ta? Det låter självklart när man säger det, men många glömmer det. Lägg krutet på de jobb du verkligen vill ha, och låt gärna AI hjälpa dig med resten.”
Hon rekommenderar också att följa instruktionerna i ansökan och lägga tiden där den faktiskt gör nytta.
”Gör det som efterfrågas i ansökan, varken mer eller mindre. Står det att arbetsgivaren vill ha personligt brev ska du förstås skicka det, men om rekryteraren, som vi, tydligt skriver att vi inte vill ha det, skicka inget!”
För att man som arbetssökande ska orka över tid har Knack tagit fram en ”tallriksmodell för jobbsökande”. En tredjedel av tiden går till traditionellt jobbsökande, en tredjedel till nätverkande och en tredjedel till sådant som får en att må bra.
”Nätverkande kan både vara att höra av dig till folk du känner och att be någon du inte känner om råd. Det kan vara någon som har ett jobb du skulle vilja ha, eller hos en arbetsgivare du är intresserad av.”
På LinkedIn behöver det inte innebära att själv publicera många inlägg.
”Det kan räcka med att hålla koll på din bransch och interagera med innehåll och personer som resonerar med dig.”
Återhämtningen är också en del av ett hållbart jobbsökande, särskilt när mycket arbete ger lite respons.
”Läs eller lyssna på en bok, ta en promenad i skogen, träna eller dreja. Det spelar ingen roll vad det är så länge det får dig att må bra och hämta kraft. Så kan du göra ditt jobbsökande hållbart över tid. Och sist men inte minst, kom ihåg att ett nej sällan handlar om vad du saknar, snarare om vad de andra sökande hade, särskilt i dag när så många söker samma jobb.”